Il est de moins en moins nécessaire de donner les raisons qui amènent aujourd'hui les décideurs à se tourner vers la capitalisation des connaissances, tant elles sont évidentes.

En résumé, capitaliser évite de "réinventer la roue" en permanence. Le savoir, d'individuel, devient collectif. Tout ce qui a été acquis par l'un devient alors disponible pour les autres, ce qui permet de ne travailler qu'à la production d'une nouvelle valeur ajoutée, allant au delà des acquis précédents.

C'est un moyen puissant d'amélioration de la productivité, mais aussi de la réactivité et de la qualité.

Les collaborateurs en tirent également de grands bénéfices. Le développement de leurs connaissances contribue à leur évolution de carrière, tout en renforçant leur sentiment d'appartenance à un collectif, et leur plaisir de travailler.

Ne nous y trompons pas : La capitalisation est tournée vers l'avenir, et non pas vers le passé. Il ne s'agit pas de stocker, ni même d'archiver (même si techniquement ça y ressemble), mais d'avancer en permanence au lieu de tourner en rond. C'est l'un des leviers majeurs d'un développement durable, grâce auquel une organisation peut échapper aux pièges du "court-termisme".

Une démarche de capitalisation est une panoplie. Elle s'articule volontiers autour d'un outil logiciel dédié, que celui-ci ait été développé spécifiquement ou non. La question demandant l'analyse la plus poussée n'est pas celle de ses fonctionnalités techniques, bien que la réponse doive s'appuyer sur une bonne méthode d'aide au choix, passant par l'expression et la caractérisation des besoins. Au minimum, il faudra (dans le cas standard) pouvoir très simplement déposer, organiser (point très important), rechercher et récupérer des documents. Il est bien sûr possible d'étendre ces possibilités à l'infini. L'un des développements les plus prometteurs étant d'avancer sur la voie d'une communauté de pratique.

Mais le meilleur des outils, s'il n'est pas intégré dans une démarche globale, risque d'être peu ou mal utilisé, et de ne pas remplir ses objectifs. Le virtuel doit notamment être complété par des rencontres "réelles" (comme c'est le cas, d'une autre manière, avec le blended learning, combinant formation présentielle et formation en ligne). Organiser des échanges participatifs sur la base de retours d'expériences donne par exemple de très bons résultats.

J'ai pu remarquer également que la mise en place de nouveaux vecteurs de communication interne (une newsletter, un journal papier...), dans lesquels étaient mises en évidences les "nouveautés" de la capitalisation faisaient significativement augmenter les statistiques d'utilisation (fréquentation, dépose de documents, récupération de documents...). La sensibilisation, via l'accueil des nouveaux collaborateurs et des mini-formations ciblées, est tout aussi primordiale. La capitalisation doit de plus faire explicitement partie des missions du collaborateur, ce qui implique que du temps de travail lui soit alloué, et que les évaluations individuelles intègrent ce paramètre.

Enfin, dernier point, pour qu'un cercle vertueux s'enclenche (plus de documents déposés -> plus de choses intéressantes à y trouver ->  plus d'utilisation de l'outil ->  plus de documents déposés -> ...), il faut soutenir le plus tôt possible la dynamique de dépose par des stimulations régulières, et une veille visant à enrichir par des apports extérieurs les ressources mises en partage.

Vous l'aurez compris, il est important de donner à cette démarche des moyens à la hauteur des enjeux. Du côté des moyens humains, cela inclut un accompagnement par un consultant expérimenté, et le recrutement d'un responsable de la capitalisation (qui dans une grande organisation pourra être intégré aux RH).

Pour plus d'infos sur ce sujet, ou sur les prestations de conseil que je propose, n'hésitez pas à me contacter.